Мнение

Андрей Жильцов


Дела бумажные

01.12.2015
Для любой организации среда обитания — это документы, а документы нужно хранить.
Официальное определение гласит: документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

В пространстве, понятное дело, документ перемещается, во времени, по всей видимости, тоже, особенно если рассматривать время как психический феномен восприятия, где прошлое дано в памяти, а будущее — в ожидании. Однако вне философских концепций об коробки с бумагами спотыкаться не хочется: чтобы документ не стал «подобием вечности», его надо не только хранить, но и своевременно уничтожать… Причём расставаться с результатами жизнедеятельности организации нужно по правилам.

Самих правил много, но основным является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно ему, «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации…». В свою очередь, сроки установлены законами и кодексами. Кроме того, есть перечни для тех или иных видов документов, которые также устанавливают специальные сроки их хранения. Для того чтобы решить вопрос о трансформации документа в иную субстанцию, нужно засечь, по какому именно правилу надлежит отсчитывать его движение во времени.

Спасает то, что многообразие бумажной флоры для большей части ООО и ИП укладывается в несколько групп, со сроками хранения которых разобраться вполне возможно. Итак, начнём.
По закону о бухучёте бухгалтерские документы должны храниться пять лет после окончания года, в котором они последний раз использовались для составления бухгалтерской отчётности. Это касается первичных учётных документов, кассовых документов, бухгалтерских регистров и учётной политики.

Документы, используемые для целей налогообложения, в том числе первичные документы и счета-фактуры, храним четыре года после окончания налогового периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налога и составления налоговой отчётности. Например, если основное средство полностью самортизировано, ликвидировано, продано и т.д. в каком-либо году, то хранить документы по такому объекту придётся в течение следующих за этим годом четырёх лет. Если получены убытки и эти убытки заявлены при налогообложении, то четыре года нужно отсчитывать со следующего года, в котором такой убыток был полностью включён в расходы для целей налогообложения. Так как растянуть убытки вы имеете право на 10 лет, получается, что максимальный срок может составить 14 лет. Что касается счетов-фактур, то налоговый период — это не год, а квартал, поэтому и четырёхлетний срок отсчитывать надо не с 1 января, а от начала каждого квартала.

Следующая группа документов — это регистры налогового учёта и налоговая отчётность — декларации, расчёты авансовых платежей, справки 2-НДФЛ и т.д. Для них установлен пятилетний срок хранения после окончания периода, за который они составлены.
Далее, большая группа документов, связанная с социальным страхованием работников и выплатой заработной платы. К этой группе относятся расчётно-платёжные ведомости, кассовые и банковские документы по выплатам работникам, больничные, платёжные поручения на перечисление взносов, расчёты по специальным формам для ПФР и ФСС. Срок хранения — шесть лет после окончания года, в котором документ последний раз использовался для начисления страховых взносов и составления отчётности по ним.

Кассовые документы на выдачу заработной платы храним пять лет после окончания года, в котором составлен документ, но если отсутствуют лицевые счета за этот год — то 75 лет, так что переходим практически в вечность, если учитывать сроки существования большинства современных ООО.
Такой же продолжительностью жизни обладает ещё целый ряд документов: трудовые договоры и личные карточки — 75 лет после окончания года, в котором работник был уволен; лицевые счета работников, приказы и распоряжения по личному составу — 75 лет после окончания года, за который составлен документ. Но табели (графики), журналы учёта рабочего времени надлежит хранить пять лет и только при наличии вредных или опасных условий труда — те самые 75 лет.
И, наконец, долгожитель — бухгалтерская отчётность, которая должна храниться постоянно, в течение всего срока существования организации.

А теперь об эффекте наложения сроков, установленных разными нормативными документами. Правило донельзя простое: ориентируемся на самый длительный из возможных сроков хранения. Например, товарная накладная для целей налогообложения хранится четыре года. Но одновременно она является и документом бухгалтерского учёта, а значит хранить её необходимо пять лет. Таким образом выходит, что для большинства документов срок хранения — пятилетка.

Что будет, если не соблюдён срок хранения документов? Например, если документы, срок хранения которых не истёк, не представлены по требованию ИФНС, ПФР, ФСС, выставленному при выездной или камеральной проверке? Готовьтесь к штрафу 200 рублей за каждый непредставленный документ, плюс «административка» на руководителя от 300 до 500 рублей. А сами налоговые последствия неподтверждения, скажем, расходов и встречное доначисление налогов в силу отсутствия документов могут быть куда серьёзнее.
Что касается трудовых взаимоотношений, то непредставление документов может спровоцировать со стороны Трудовой инспекции штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
Так что, переводя слова Сент-Экзюпери на бухгалтерский язык, «все мы в ответе за те документы, которые выписали…».



Метки: СБК «Профит»



Поиск

18.12.2018 16:58
Сбербанк: Подведены итоги проекта по оплате проезда банковскими картами

18.12.2018 16:18
Рязанский театр кукол погружает ребят в «Волшебный лес Морозко»

18.12.2018 15:38
Мэрия пояснила необходимость ограничения скорости в районе ТЦ «Зельгрос»

18.12.2018 14:57
Фигурантам дела «Детского питания» Рязани продлили срок содержания под стражей

18.12.2018 14:31
Рязанцам презентовали новый Audi Q8

18.12.2018 12:27
Рязанским десантникам разработали особые православные крестики

18.12.2018 11:03
Николай Любимов рассказал о том, чем запомнился ему уходящий 2018 год

17.12.2018 17:25
ОНФ попросил прокуратуру и ФАС проверить деятельность рязанского Фонда капремонта МКД

17.12.2018 16:45
Опубликовано решение по увеличению взноса за капремонт в Рязанской области

17.12.2018 14:13
В «Рельеф-Центре» прошёл пресс-тур для представителей министерств и СМИ

17.12.2018 10:33
Рязань хочет стать новогодней столицей России 2020 года

17.12.2018 09:06
В Михайлове открылся новый салон МТС

16.12.2018 22:56
Корейские спортсмены показали в Рязани магию боевого искусства

15.12.2018 19:31
Сотни Дедов Морозов устроили танцевальный флешмоб в Рязани

15.12.2018 15:37
Игорь Щёголев побывал в Рязани в новом Центре занятости населения

15.12.2018 11:37
Некоторым рязанцам жалко отдавать лишних 150 рублей на капремонт

14.12.2018 19:48
Рязанец испытал чешскую машину российской сборки в Каталонии

14.12.2018 17:50
Рязанское правительство считает повышенную плату за капремонт доступной для населения

14.12.2018 15:49
Из-за парада Дедов Морозов в Рязани перекроют движение пассажирского транспорта

14.12.2018 14:43
Гендиректором АО «Рязаньавтодор» стал Андрей Никул

14.12.2018 14:30
Berlingo xGold вновь станет официальной ручкой Тотального диктанта

14.12.2018 13:20
Рязанцам рассказали, как отметить новогодние праздники

14.12.2018 11:50
В отношении рязанской «Автоколонны №1310» ввели процедуру банкротства — наблюдения

14.12.2018 10:25
«Дом.ru»: Компания и телеканал «Охотник и рыболов HD» ищут лучшего рыбака

14.12.2018 09:41
МТС эксклюзивно в России запустила новый детский канал Nicktoons

АРХИВ. ЖУРНАЛ
   Декабрь 2018   
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
          1 2
3 4 5 6 7 8 9
10 11 12 13 14 15 16
17 18 19 20 21 22 23
24 25 26 27 28 29 30
31