Виртуальный подход

Во многих развитых странах документооборот большинства компаний давно переведён в виртуальное пространство и называется соответственно — E-invoicing. Экономия по сравнению с «обычным» способом ведения документации в некоторых случаях достигает 15-кратных размеров за каждый документ, да и других преимуществ у безбумажного документооборота предостаточно. Теперь эта инновационная технология появилась и в Среднерусском банке Сбербанка России. Сегодня мы попросили Юрия Исмагилова, первого заместителя председателя Среднерусского банка и куратора корпоративного блока, подробнее рассказать о системе электронного межкорпоративного документооборота Сбербанка «E-invoicing».

— Расскажите, пожалуйста, что представляет собой система электронного межкорпоративного документооборота Сбербанка «E-invoicing»?
— Суть услуги заключается в возможности для клиентов обмениваться между собой всеми документами, возникающими в ходе контрагентских отношений, в электронном виде: счетами, счёт-фактурами, актами сверки взаиморасчётов, договорами и др. Таким образом, E-invoicing позволяет предельно минимизировать бумажный обмен первичными учётными документами с контрагентами. Все документы, передаваемые с помощью E-Invoicing, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные, благодаря современным средствам защиты информации, сервисам идентификации и аутентификации.

— Скажите, когда E-invoicing внедрили в Сбербанке? Чем вызван интерес серьёзного банка к пусть и показавшей себя с наилучшей стороны на Западе, но почти неизвестной в России технологии? В чем уникальность Сбербанка как поставщика услуги?
— Уже более года в России законодательно закреплена возможность перевода первичной документации в электронный вид. Первым банком, взявшим на себя миссию по внедрению E-invoicing, стал Сбербанк России. В Среднерусском банке с начала 2013 года к системе «E-invoicing» подключились уже более 300 компаний. Не зря именно Сбербанк России, нацеленный на инновации и активно внедряющий самые современные технологии в своих офисах, первым оценил все плюсы электронного документооборота и поспешил поделиться своими наработками с корпоративными клиентами. Зачастую юридическим лицам предлагается система интернет-банкинга, но Сбербанк создал для клиентов виртуальное банковское безбумажное пространство. Теперь весь спектр услуг доступен по электронной подписи, то есть без посещения отделения. Уникальность предложения Сбербанка очевидна — обширная филиальная сеть позволит перевести контрагентов крупнейших компаний на электронный документооборот в кратчайшие сроки.

— Расскажите, пожалуйста, какие конкретные преимущества получает организация от перехода на электронный документооборот?
— Преимуществ у E-invoicing предостаточно. При переходе на электронный документооборот удаётся экономить и время, и средства. Сегодня стоимость процессинга одного бумажного документа, при учёте всех прямых и косвенных затрат, составляет 50-110 рублей. При этом средняя цена одной транзакции через E-invoicing — около 9 рублей. К тому же скорость доставки возрастает в тысячи раз, ведь трудозатраты на обработку одного документа снижаются в 10–15 раз (с 2-3 минут до 10-15 секунд). Вместе с этим упростится хранение документов. Например, хранение 5000 листов документов занимает минимум 1 кв. м. на складе, при этом их хранение в электронном виде займёт всего 20 Mb на жёстком диске. Соответственно, и поиск документов в электронном архиве сократится с часов до секунд. Есть и другие важные причины для использования услуги E-invoicing — система позволяет оперативно реагировать на ответы и запросы заказчиков, быстрее принимать решения. Кроме того, E-invoicing позволяет контролировать доступ сотрудников к документам, обеспечивает шифрование в соответствии с международными и отечественными стандартами. В результате использования электронного межкорпоративного документооборота повышается продуктивность работы всей компании, а не только сотрудников, напрямую связанных с документацией и договорной деятельностью.

— Наряду с экономией ресурсов немаловажен уровень безопасности системы. Могут ли клиенты быть уверены в Сбербанке как в надёжном поставщике данной услуги?
— Безусловно, клиент должен быть уверен в том, что документы никуда не исчезнут, и никуда не исчезнет компания, предоставляющая электронный документооборот. Документы невозможно утратить — они хранятся не только в электронном архиве клиента, но и в базе данных Сбербанка. По существующему законодательству есть требования к хранению подобных документов вне зависимости от вида — электронного или бумажного. Сбербанк получил соответствующее разрешение в налоговом органе, чтобы быть местом хранения данных и сервисом передач. Наши клиенты могут не сомневаться, что E-invoicing — это высочайший уровень защиты информации.

— Работают ли налоговые службы с E-invoicing, и зачем им менять устоявшиеся подходы к работе?
— Система работает не только в отношении партнеров по бизнесу. Отчитываться можно и перед госорганами. Использование электронного документооборота позволяет существенно оптимизировать бизнес-процессы предприятий по взаимодействию с налоговыми органами в частности. Интерес налоговой службы понятен – с прозрачным бизнесом проще работать. Конечно, этот сервис интересен для юридических лиц, у которых отсутствует или минимизирована теневая часть бизнеса. Документооборот становится прозрачным не только для Сбербанка, но и для контролирующих органов.

— Как можно подключиться к E-invoicing?
— Обширная филиальная сеть Среднерусского банка позволяет легко подключать клиентов и их контрагентов в любой точке Московской, Тульской, Брянской, Рязанской, Тверской, Калужской и Смоленской областей. Для того, чтобы воспользоваться услугой, достаточно прийти в любое отделение Сбербанка, которое оказывает услуги юридическим лицам. Затем, необходимо написать заявление. После чего клиенту выдается некое средство криптозащиты с электронно-цифровой подписью. Получив этот инструмент, пароль и логин, клиент, вернувшись в свой офис, уже сможет начать использовать E-invoicing. Подключение осуществляется очень быстро и просто. Нет необходимости в установке дополнительных программ на рабочее место. При желании программу можно интегрировать с учётными системами клиента. Применив интеграцию, клиент даже не будет видеть интерфейсов программы E-invoicing, а будет работать в привычной для себя учётной системе, — скажем 1С, и через неё отправлять документы своим контрагентам.

— Отличный инновационный сервис — быстрый, экономичный, безопасный и удобный! К тому же позволяет внести существенный вклад в сохранность окружающей среды.
— Это действительно так — Сбербанк создал уникальный продукт. Система межкорпоративного документооборота «E-invoicing» позволит нашим клиентам существенно оптимизировать бизнес-процессы по взаимодействию с контрагентами.